Organização de eventos: a gestão da lista de convidados

Os convidados são o foco de qualquer evento, pelo que devem ser tratados, desde que recebem o convite, com todo o respeito, deferência e, sobretudo, atenção.

Assim, aconselha-se, vivamente, que a gestão de uma lista de convidados assente em informação previamente trabalhada numa base de dados adequada, de forma a evitar que este documento se baseie em dados incorrectos – enviar convites para moradas desactualizadas, detentores de cargos inexistentes ou, até, para pessoas já falecidas, revela extrema deselegância e tremenda falta de profissionalismo!

A lista de convidados é um instrumento de trabalho da maior importância na complexa gestão de um conjunto de pessoas. Contudo, na prática, verifica-se que nem sempre é alvo da suficiente atenção ou, pior ainda, correcção, por parte da organização do evento. Não raramente os dados estão incompletos, incorrectos e constantemente desactualizados… O que não só dificulta a fase do pré-evento como – e aqui reside o perigo! – pode acarretar situações embaraçantes no próprio evento.

Como é sabido, os convidados, quer internos quer externos à entidade anfitriã, respondem normalmente tarde ou não chegam mesmo a responder… Esta é uma prática corrente que dificulta sobremaneira o trabalho da organização. Da lista de convidados (que pode ser um “simples” mas muito eficiente documento de Excel ou, então, um programa dos muitos existentes para o efeito) deverá constar toda a informação decorrente do processo de follow-up após envio dos convites. E este registo também é muito importante (afinal, ninguém gosta de receber três telefonemas de três pessoas diferentes a perguntar-lhe se vai estar presente naquele evento…).

A gestão da lista de convidados deve ser levada a cabo criteriosamente e, apesar da mesma poder estar disponível a vários membros da equipa de organização do evento, não deve poder ser alterada por todos – alguém tem que ter a responsabilidade desta função, sob pena de, às páginas tantas, já existirem várias listas e ninguém saber qual é realmente a mais actualizada e a real…

Cristina Fernandes