Organização de eventos: gestão de riscos

É inquestionável a importância dos eventos na actualidade, quer em âmbito privado quer em âmbito público: as organizações promovem eventos como ferramenta essencial das suas estratégias de marketing e os poderes públicos promovem eventos como ferramenta essencial das suas estratégias de desenvolvimento social e económico.

Nenhuma actividade está isenta de riscos e, no âmbito dos eventos, risco é qualquer incidente que possa influenciar negativamente este acontecimento. Os eventos especiais estão particularmente sujeitos ao perigo de riscos.

Os eventos ocupam espaço e tempo na vida de todos, na medida em que são acontecimentos importantes na realidade pessoal, social e profissional e, uma parte deles, transformar-se-á em marcos incontornáveis na história de cada um. Então, neste pressuposto, o que são eventos especiais?

Segundo Donald Getz, são:

1. Eventos raros que acontecem para além dos planeados e regulares.

2. Oportunidades para que os participantes vivam uma experiência diferente daquelas que vivem na sua rotina habitual.

3. Eventos que englobem espírito festivo, singularidade, qualidade, autenticidade, tradição, hospitalidade, temática claramente definida e simbolismo.

Eventos especiais costumam ser classificados de acordo com o seu porte e escala. Assim:

  • Megaeventos: são aqueles cuja dimensão e magnitude afectam a economia e que têm eco nos media globalmente, i.e., Jogos Olímpicos, Campeonatos Mundiais, Feiras e Exposições Mundiais.
  • Eventos de marca: são aqueles que se identificam com uma determinada cultura (povo, cidade, região) obtendo amplo reconhecimento, i.e., Carnaval de Veneza, Oktoberfest em Munique.
  • Eventos de grande porte: são aqueles que atraem um grande número de participantes e são alvo de uma ampla cobertura mediática.
  • Eventos locais: eventos particularmente dedicados às comunidades locais e organizados com um intenso cariz social tendo o entretenimento um papel preponderante.

 

Os Eventos Especiais podem também ser caracterizados do ponto de vista da sua forma ou conteúdo e, neste critério, destacam-se os festivais, os eventos desportivos e a indústria MICE.

Quanto ao conceito de risco não se refere apenas e exclusivamente a risco de segurança ou a risco financeiro mas também, por exemplo, a fraude e a deturpação das mensagens de promoção do evento, emitidas pelo Marketing e Comunicação. Assim, por gestão de risco, neste contexto, entendo o processo de avaliação, análise e resolução de um problema. Contudo, o risco pode não ser obrigatoriamente sinónimo de dano (até porque o risco faz parte de qualquer actividade comercial).

As principais áreas sujeitas a risco num evento, são:

  • Recursos Humanos: a gestão do evento deve minimizar toda e qualquer possibilidade de risco a ocorrer com os Colaboradores.
  • Venda de bilhetes: envolve risco na medida em que obriga a lidar com valores e sistemas de comunicação.
  • Marketing e Relações Públicas: quem promove deve ter em conta os princípios de verdade e respeito pelo potencial participante.
  • Saúde e Segurança: estabelecimento de planos de prevenção de danos humanos e materiais, cumprimento da legislação no que concerne a políticas de higiene e segurança e respeito pelos princípios de responsabilidade social corporativa.
  • Catering: risco em refeições.
  • Gestão de multidões: aspectos directamente relacionados com segurança e logística.
  • Transportes: entrega e recolha de passageiros envolvem riscos especiais.

 

Na actualidade, um dos grandes riscos num evento que congregue multidões é o de atentados terroristas, risco este que se tem intensificado desde os atentados nas Olimpíadas de Munique. Quanto aos riscos financeiros, os factores que concorrem para aumentar esta possibilidade são as taxas de câmbio (factor não aplicável dentro da UE), a situação económico-financeira dos patrocinadores, as fraudes e faltas de transparência.

A primeira etapa do processo de gestão de riscos em eventos é a respectiva identificação, que pode ser levada a cabo recorrendo a algumas das seguintes técnicas:

  • Estruturar o evento detalhando-o o mais possível.
  • Realizar testes e provas prévias.
  • Separar os riscos internos (decorrentes do planeamento e implementação) dos externos (tudo o que é originado fora do âmbito da organização do evento).
  • Considerar as causas e os impactos dos riscos.
  • Analisar relatórios de incidentes em eventos anteriores de forma a criar perfis de riscos.
  • Estabelecer planos de emergência.
  • Trabalhar com as equipes a probabilidade de ocorrência de determinados cenários.
  • Consultar todas as partes envolvidas na cadeia de valor.

 

Cristina Fernandes