Organização de eventos: montar um evento

O termo “montar” um evento refere-se ao acto de reunir todos os elementos para a sua apresentação final – tal como numa peça de teatro, reúnem-se os componentes para a apresentação “em palco”.

Os principais factores directamente ligados com a questão da montagem são:

  • O tema do evento.
  • O tipo de evento.
  • O local e a data.
  • O cenário.
  • A iluminação e o som.
  • Os audiovisuais, multimédia e efeitos cénicos especiais.
  • A alimentação.
  • Todos os recursos humanos envolvidos.
  • O cronograma da produção.
  • As contingências e eventuais dificuldades.
  • A segurança.
  • A preocupação pela sustentabilidade e responsabilidade social.

 

Ao montar um evento a principal preocupação é determinar o tema do mesmo e seguir estritamente as consequentes coordenadas. Do tema do evento decorre, directamente, o programa do mesmo, isto é, o calendário do acontecimento!

Ao programa estão directamente ligados os seguintes aspectos:

  • Objectivos da organização.
  • Expectativas do público.
  • Características do local (e eventuais divergências entre as infra-estruturas necessárias e as realmente existentes).
  • Cultura empresarial do cliente.
  • Objectivos dos patrocinadores.
  • Logística.
  • O cronograma da montagem, que tem que ser definido detalhadamente e de forma clara.

 

Aspectos fundamentais a considerar no planeamento da montagem do evento:

  • Adequação entre o local, a data e o tema.
  • Adequação entre as dimensões do local e o porte do evento (número de participantes e espaço necessário para equipamentos).
  • Reputação do local, condições de segurança, histórico dos eventos aí ocorridos e respectiva credibilidade.
  • Condições (acessibilidade, por exemplo) de transporte de pessoas e bens, de e para o local.
  • Acessos, no local do evento, para o público em geral e pessoas com necessidades especiais.
  • Disponibilidades de sanitários em número adequado ao número de participantes.
  • Capacidade para serviço de refeições.
  • Energia eléctrica, água, aquecimento ou refrigeração.
  • Planos de segurança das instalações.
  • Sinalética não só de comunicação do evento como também de indicação das saídas de emergência.

 

Cristina Fernandes