Comunicação: E-mail “Etiquette”

Que o e-mail é um meio de comunicação que se tornou indispensável no quotidiano profissional, é tema já não discutível de tão consensual. A sua importância não tem parado de crescer nos últimos anos, mesmo apesar de aspectos menos positivos como, por exemplo, a praga do “spam” e da “concorrência” de outros meios, nomeadamente dos programas de “chat”.

A este propósito, vale sempre a pena recordar que a etiqueta “online” envolve, precisamente, os mesmos princípios da etiqueta “offline”: respeito, ética, cortesia.

Então, considere-se:

  • A especificação e actualização do assunto são fundamentais e podem determinar a (rápida) leitura, ou não, do e-mail.
  • Quem escreve, sobretudo numa primeira abordagem, não deve assumir que o destinatário conhece a informação contextual acerca daquele tema.
  • Um texto de e-mail deve ser conciso (idealmente não deve ultrapassar três a quatro parágrafos médios).
  • As respostas, quando não urgentes, devem ocorrer num prazo entre 24 a 48 horas. No entanto, não se assuma que todos estão “online” durante todo o dia e em qualquer lugar.
  • Em alguns casos, a utilização do campo “BCC” é altamente aconselhável.
  • Os textos não devem ser escritos em letras maiúsculas nem se deve recorrer a um excesso de negritos, itálicos, coloridos e “smileys”.
  • O facto do e-mail ser menos formal do que uma carta não dispensa a correcção ortográfica e gramatical nem, tão pouco, a pontuação.
  • É aconselhável reflectir sobre a prática da utilização permanente do “reply to all”.
  • Principalmente em ambiente profissional, revela falta de senso e de gosto o envio de “chain letters”.
  • E, por fim, tenha-se sempre em mente que o e-mail não é um meio de comunicação confidencial nem, tão pouco, adequado a todo o tipo de temas.

 

Cristina Fernandes