Expectativas actuais face à função de Secretariado

As actuais, e por vezes difíceis, circunstâncias que se vivem no mercado de trabalho não têm poupado a função de Secretariado. Com efeito, dificilmente se encontrarão muitos pontos em comum entre as tarefas desempenhadas por uma Secretária actualmente e as desempenhadas há uma par de décadas atrás.

Uma premissa, contudo, parece manter-se: a principal razão pela qual a profissão continua a existir é porque é necessária numa organização para, antes de tudo o mais, libertar a pessoa ou equipa que é apoiada de um determinado número de tarefas, especialmente as de carácter administrativo.

Uma Secretária eficiente é, em meu entender, uma gestora de relacionamentos e um elo de ligação entre a(s) sua(s) chefia(s) e os demais membros da organização – por esta razão é tão importante que detenha múltiplas competências de comunicação.

Por outro lado, e dependendo da dimensão da organização, da sua estrutura, do seu produto/serviço, do mercado onde se integra, à Secretária podem estar adstritas funções que vão além das tradicionalmente incluídas no seu papel (por exemplo, tarefas específicas do âmbito do departamento que integra, como algumas da área comercial, de recursos humanos, de marketing, entre muitas outras).

Este processo simplesmente não funciona quando não existe uma relação de confiança, ou quando não ocorre por parte da chefia delegação de tarefas e/ou por parte da secretária uma postura de proactividade.

Neste sentido, considero que alguns dos aspectos relevantes ao desempenho global da função actualmente, no que respeita ao perfil pessoal, são:

  • Correcção de carácter e capacidade de actuar ética e adequadamente, face à organização, à chefia e aos colegas.
  • Lealdade, confidencialidade e diplomacia.
  • Foco e determinação.
  • Postura discreta, incluindo a capacidade de aceitação do cumprimento de instruções e regras.
  • Proactividade, flexibilidade e capacidade de aceitação de mudanças.
  • Capacidade de manutenção de um processo pessoal e profissional de aprendizagem contínua e desenvolvimento profissional e pessoal.
  • Disponibilidade e resistência física e psicológica.
  • Pontualidade e capacidade de cumprimento de promessas e prazos, factores estes que implicam organização e planeamento.

 

Quanto a competências técnicas, são indispensáveis as seguintes:

  • Capacidade de comunicar com correcção na língua materna e, pelo menos em língua inglesa (uma outra língua é, naturalmente, uma mais-valia igualmente importante), incluindo a competência de escrita comercial.
  • Domínio de tecnologias de informação.
  • Conhecimento consolidado de organização de eventos, protocolo e etiqueta profissional e social.

 

Os requisitos apresentados às profissionais de Secretariado, na actualidade, são enormes: a função é complexa e frequentemente as tarefas são desempenhadas sob enorme pressão. Continuo, no entanto, a acreditar que o que marca a diferença entre profissionais não são, maioritariamente, as competências técnicas, mas sim o perfil pessoal, aliado à capacidade de comunicar e de gerir relacionamentos.

 

Cristina Fernandes