Deve, ou não, considerar o Protocolo no seu evento empresarial?

Certamente que esta questão surge com frequência quando, sobretudo em contexto não-oficial, se inicia o processo de organização de um evento.

Muitas organizações privadas responderão, de imediato, “não, não precisamos”. São inúmeros os argumentos que justificam optar por não aplicar as regras de Protocolo a um evento empresarial. Acontece que, em meu entender, sobretudo quando se trata de eventos e cerimónias com alguma formalidade e/ou complexidade, os argumentos que levam à dispensa do Protocolo não são sustentáveis.

Senão, vejamos. O Protocolo, de uma forma mais ou menos visível, estará sempre presente, mesmo num evento empresarial. Na comunicação entre anfitrião e convidado (por exemplo, na redação do convite, digital ou impresso), na estruturação do programa (por exemplo, determinando a ordem das intervenções), na gestão dos participantes (por exemplo, recebendo convidados de maior estatuto, organizando plateias, lugares em mesas de refeição), na colocação de símbolos (por exemplo, ordenando bandeiras), para apenas mencionar alguns dos aspetos onde o Protocolo, efetivamente, é mais visível.

Não raras vezes, as organizações não-oficiais “dispensam” o Protocolo, em nome da informalidade e da simplicidade, deste modo retirando dignidade aos seus eventos e cerimónias, transmitindo uma imagem de menor organização e nula atenção aos detalhes, apesar de avultados investimentos financeiros realizados e, sobretudo, de muitas horas de trabalho de equipas dedicadas.

Na atualidade, é tempo de desmistificar. O Protocolo não corresponde, necessariamente, a pesados e enfadonhos rituais cerimoniosos. Corresponde, isso sim, a um conjunto de técnicas de comunicação e organização cuja aplicação permite atribuir a cada pessoa o tratamento devido em função do seu estatuto, contribuindo para a projeção de uma imagem de enorme profissionalismo e credibilidade.

Ou seja, precisamente aquilo que as empresas pretendem, seja qual for o seu produto, serviço ou mercado.

Cristina Fernandes